Heilmittelverordnung korrigieren: Was Leistungserbringer dürfen – und was zurück zum Arzt muss

Fehlerhafte oder unvollständige Heilmittelverordnungen führen zu Absetzungen und verzögerten Auszahlungen durch die Krankenkasse. Die Heilmittel-Richtlinie (HeilM-RL) des G-BA sowie die Rahmenverträge nach § 125 Abs. 1 SGB V legen einheitlich fest, welche Korrekturen an einer bereits ausgestellten Verordnung zulässig sind – durch den Leistungserbringer selbst, durch den Arzt oder gar nicht.

Wer diese Regeln kennt, kann Fehler frühzeitig erkennen und Absetzungen vermeiden, statt sie im Nachhinein zu korrigieren. Rechtsgrundlage ist die Heilmittel-Richtlinie des G-BA (externer Link, siehe 7b) in Verbindung mit den bundesweiten Rahmenverträgen.

Wie Sie eine Heilmittelverordnung nach Muster 13 grundsätzlich korrekt ausfüllen, lesen Sie in unserem Beitrag zu Heilmittelverordnungen Muster 13 – richtig abrechnen.

Nicht jedes Feld auf der Heilmittelverordnung darf gleich korrigiert werden – die Regeln unterscheiden sich danach, ob der Leistungserbringer selbst korrigieren darf, der Arzt eingebunden werden muss oder gar keine Korrektur möglich ist.

Was darf der Leistungserbringer selbst korrigieren?

Der Leistungserbringer darf bestimmte Angaben ohne erneute Arztunterschrift korrigieren – vorausgesetzt, die Korrektur erfolgt im Einvernehmen mit dem Arzt und in der vorgeschriebenen Form.

Dazu zählen insbesondere die Leitsymptomatik, die Therapiefrequenz und der Therapiebericht, sofern der Arzt der Änderung inhaltlich zustimmt. Auch die Arztnummer dürfen Sie anhand des Praxisstempels ergänzen. Das Personalienfeld dürfen Sie dagegen nicht selbst korrigieren, auch nicht anhand der eGK.

Für die Korrekturform gilt: Kennzeichnen Sie die Änderung mit dem Kürzel „LE" (Leistungserbringer), versehen Sie sie mit Unterschrift und Datum, und lassen Sie die ursprüngliche Angabe lesbar stehen. Korrekturmittel wie Tipp-Ex sind unzulässig. Eine Korrektur per verschlüsselter E-Mail oder Fax ist möglich, das Fax muss dabei lesbar sein.

Wie der Therapiebericht im Einvernehmen mit dem Arzt korrekt nachgetragen wird, erläutern wir im Detail im Beitrag zu Therapiebericht Physiotherapie (interner Link, siehe 9a).

Was muss zurück zum Arzt?

Bestimmte Angaben dürfen ausschließlich durch den Arzt korrigiert werden – mit erneuter Unterschrift und Datum.

Dazu zählen das Personalienfeld (Name, Vorname, Geburtsdatum, Angaben zum Kostenträger bzw. zur Krankenkasse), das Austellungsdatum, die Diagnose und Diagnosegruppe, ein fehlendes oder falsches Heilmittel, das Feld „Hausbesuch", sofern es auf „Ja" gesetzt werden muss, sowie ein dringlicher Behandlungsbedarf und die Arztunterschrift beziehungsweise der Arztstempel selbst. Fehlen Name, Vorname, Geburtsdatum, die Angaben zum Kostenträger bzw. zur Krankenkasse oder das Ausstellungsdatum, kann die Behandlung nicht begonnen werden.

Wichtig: Medizinische Fachangestellte dürfen diese Korrekturen nicht unterschreiben – auch nicht „i.A." Die Änderung kann wie bei den leistungserbringerseitigen Korrekturen per verschlüsselter E-Mail oder Fax erfolgen.

Welche Felder erfordern gar keine Korrektur?

Einige Angaben lösen selbst bei fehlerhafter Eintragung keinen Korrekturbedarf aus.

Dazu zählen die Zuzahlungspflicht, Unfallfolgen/BVG und der Heilmittelbereich. Auch bei einer Überschreitung der Höchstmenge ist keine Korrektur der Verordnung nötig: Sie rechnen in diesem Fall nur bis zur zulässigen Menge ab und informieren den Arzt über die weitere Behandlung.

Verordnungen im Rahmen der Berufsgenossenschaften folgen eigenen Regelungen – mehr dazu in unserem Beitrag zu Berufsgenossenschaften und Heilmittelverordnungen.

Nach einer Absetzung haben Sie 3 Monate Zeit, um eine korrigierte Heilmittelverordnung erneut einzureichen – verpassen Sie diese Frist, bleibt die Absetzung dauerhaft bestehen.

Die Krankenkasse schickt Ihnen dazu eine Kopie der Originalverordnung mit Absetzungsbegründung zu. Sie reichen die korrigierte Verordnung anschließend erneut ein. Wichtig: Jede Verordnung kann nur einmalig zur Korrektur eingereicht werden – eine zweite Korrekturmöglichkeit gibt es nicht.

Die genauen Fristen und Formvorgaben sind in Anlage 3a der Rahmenverträge des GKV-Spitzenverbands geregelt.

Für Wiedereinreichungen korrigierbarer Verordnungen nach Anlage 3, 3a oder 3b nutzen Sie bitte das Begleitschreiben für die Abteilung Nachberechnung. So bearbeiten wir Ihre Wiedereinreichung (Einspruch/Widerspruch) priorisiert und mit verkürzten Fristen.  Für Erstabrechnungen nach Muster 13 ist das Begleitschreiben nicht vorgesehen.

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