E-Rechnung für Gesundheitsfachberufe

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland eklektronische Rechnungen ausstellen und empfangen können.

Die sogenannte E-Rechnungsverordnung zielt darauf ab, die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen zu verbessern und gleichzeitig Papier zu reduzieren. 
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt für alle B2B (Business-to-Business)-Geschäfte. 

Die gesetzlichen Grundlagen zur Einführung der E‑Rechnung in Deutschland sind:

• die EU-Richtlinie 2010/45/EU zur Änderung der gemeinsamen Rechnungsstellungsvorschriften
• das Steuervereinfachungsgesetz 2011
• die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
• das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland
• die E-RechV über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes
• Der Bundestag hat am Wachstumschancengesetz am 17. November 2023 in 2./3. Lesung verabschiedet. 

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm unterscheidet sich von einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung.

Sie wird in einem strukturierten Format ausgestellt, elektronisch übermittelt und empfangen, und ermöglicht eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche.

Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen.

Die E-Rechnung basiert auf einem XML-Datenformat, das primär der maschinellen Verarbeitung dient.

Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedene Standards und Spezifikationen erfolgen.

Dazu gehört beispielsweise die XRechnung, die bereits im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt wird, oder das hybride ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Auch andere Rechnungsformate können die Anforderungen erfüllen.

Die Entscheidung, welches zulässige Format verwendet wird, liegt bei den Vertragsparteien.

Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.

Rechnungsempfänger müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen.

Sie haben kein Anrecht darauf, dass der Rechnungsaussteller eine andere Rechnung ausstellt, wenn sie die Annahme einer E-Rechnung verweigern oder technisch nicht in der Lage sind, diese zu empfangen.

Die Zustimmung des Rechnungsempfängers ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen, oder in Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z. B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Bei Rechnungen an Endverbraucher und Patientinnen und Patienten bleibt die Zustimmung zur elektronischen Rechnungsstellung Voraussetzung.

Für Unternehmen, die noch nicht auf die elektronische Rechnungsstellung umgestellt haben, gibt es Übergangsfristen (Stand 20. Dezember 2024):

• Bis Ende 2026: Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (mit Zustimmung des Empfängers), sind weiterhin zulässig.
• Bis Ende 2027: Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (mit Zustimmung des Empfängers), sind weiterhin zulässig, aber nur für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro.
• Ab 2028: Die neuen Anforderungen an E-Rechnungen sind zwingend einzuhalten.

Eine ausgestellte E-Rechnung kann vom Rechnungsaussteller berichtigt werden.

Die Berichtigung muss in der für die E-Rechnung vorgeschriebenen Form erfolgen.

Es reicht nicht aus, die fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einer anderen Form zu übermitteln.

Bei Rechnungsberichtigungen für Umsätze vor dem 1. Januar 2025 muss keine E-Rechnung verwendet werden.